Капітал Плюс

Електронний документообіг: з чого почати «цифровізацію» бухгалтерії?

Новини
Тема електронного документообігу в Україні останніми роками є однією з найпопулярніших у фінансовому середовищі й піднімається майже на всіх бізнес-форумах. І з уведенням карантину й віддаленої роботи для співробітників актуальність її зросла ще більше.

Чинниками прогресу в цій сфері є:

По-перше, як не дивно, держава з її системою електронної звітності, електронних закупівель, цифрових сервісів, а останнім часом також й електронного документообігу в державних органах.

По-друге — компанії, що надають послуги у сфері електронного цифрового підпису, а також компанії, які постачають автоматизовані системи управління підприємством (ERP), що мають електронні документи як вбудовану функціональність.

А по-третє — провідні компанії країни у сфері електронної комерції.

Однак, великі й середні компанії чомусь не поспішають скористатися такими «благами цивілізації». Як і будь-яке нововведення, це рішення поки що викликає безліч побоювань і обережно. Хоча користь і вигоди від переходу на електронні документи розуміють усі!

І серед них як мінімум:

  • прискорення бізнесу шляхом значного скорочення часу на обмін документами: на укладання договорів, угод і підписання підтверджуючих документів;

  • скорочення часу на відображення документів у бухгалтерському обліку, включно із запобіганням помилок у документах, і, отже — прискоренням отримання адекватної фінансової інформації про бізнес;

  • скорочення витрат на пошту, папір і все, що з цим пов’язано (включно із супутньою IT-інфраструктурою);

  • однозначно позитивний загальний екологічний ефект, підвищення іміджу та репутації компанії як спрямованої на захист довкілля.

Внутрішніми драйверами електронного документообігу в компанії найчастіше є фінансисти, спантеличені пошуком варіантів, як вичавити більше функціональності з ERP та ефективності з бухгалтерії.

Досить часто ініціаторами є юристи, але їхні рішення переважно обмежені: договору підписуються в електронному вигляді, а бухгалтерія продовжує працювати за папірцями.

Генеральні директори приходять із конференцій і форумів, де продавці онлайн-сервісів електронного документообігу захоплено розповідають про те, як обмін електронними документами прискорює бізнес у країні.

На практиці ж керівники відділів у середній або великій компанії не можуть навіть уявити, як їм працювати з такими рішеннями: які документи як і де підписувати, як змінити й налагодити документообіг по-новому, як вмовити користуватися цими інструментами всіх бізнес-партнерів тощо. Крім того, на ринку існують різні рішення, які, як правило, не працюють один з одним.

Навіть якщо компанія вже підійшла до впровадження електронного документообігу для комерції та фінансів, у ній завжди знайдеться частина співробітників, схильна до підтримки бюрократії, висловлювань скепсису, побоювань або неприйняття всього нового.

Що за електронні підписи й печатки, як із ними поводитися; як давати раду тим, у кого який підпис, кому давати, а кому не давати; як бути з довіреностями; які ризики, що буде податкова перевірка; а що якщо наші документи будуть зберігатися на чужому сервері в «хмарі» і хтось отримає до них доступ; а що якщо треба підписати документ «заднім числом» і т.д. і т. ін. — на кожному кроці у всіх виникають десятки питань, які потребують відповіді.

У результаті проєкти гальмуються тільки тому, що замість ясності наростає ускладнення питання, і, як наслідок, відсутність розуміння найближчих простих кроків або...

З ЧОГО ПОЧАТИ?


Слона завжди найкраще «з’їдати по частинах»: треба розділити всю трансформацію на прості й доступні етапи в міру їхньої складності:

  • Етап 1. Заміна паперових документів електронними
  • Етап 2. Впровадження засобів автоматизації документообігу з контрагентами
  • Етап 3. Оптимізація документообігу та спрощення бізнес-процесів
  • Етап 4. Інтеграція документообігу в ERP

Етап 1. Заміна паперових документів електронними

Нехай електронні документи спочатку використовуються паралельно з паперовими за вибором контрагента. Саме з цього кроку починали такий процес в інших країнах, запровадивши спочатку обмін PDF-документами електронною поштою, а потім і електронні підписи на таких PDF-файлах.

До речі, майте на увазі, що на сьогодні системи електронних підписів у різних країнах не сумісні між собою (крім як усередині ЄС). Тобто поки ще не можна підписувати документи між компаніями в Україні та в іншій країні за допомогою єдиного стандарту електронного підпису: тут працюють тільки паперові варіанти.

На цьому етапі доцільно організувати такі кроки:

1. Визначте перелік документів, які ви будете оформляти й підписувати в електронному вигляді

Щоби впровадити цей крок, змоделюймо нові бізнес-процеси, замінивши паперові документи електронними. Насамперед це повинні бути ключові комерційно та юридично значущі документи: договори, накладні, акти виконаних робіт і наданих послуг і подібні, які прискорюють основні бізнес-процеси в компанії — закупівлі та продажу. Другорядні документи часто не так критичні, і можуть бути відправлені просто в копії або в скані електронною поштою.

2. Визначте, хто та що може підписувати в компанії

У будь-якій компанії повинна бути затверджена (наказом директора) матриця делегування повноважень окремим співробітникам: хто, що й на які суми може підписувати всередині компанії. Водночас компанія може прийняти для себе 2 варіанти розподілу повноважень щодо підписання договорів:

1) делегувати право підпису договорів тільки кільком «топам» (фінансовому директору, на Заході це часто бувають головні юристи) або

2) усім керівникам чи менеджерам — у межах їхніх зон відповідальності й фінансових лімітів.

Повноваження окремих співробітників повинні підтверджуватися індивідуальними довіреностями для кожного уповноваженого працівника. Юридична служба має видати загальне положення про довіреність: у якому порядку видаються довіреності для здійснення таких повноважень. У разі електронних документів, необхідно визначити порядок звернення довіреностей в електронному форматі.

Зокрема, тут у компанії теж є два варіанти: випуск генеральної довіреності, разових або періодичних довіреностей. Якщо компанія досі використовує разові («зелені») довіреності на отримання матеріальних цінностей — від такого порядку краще відмовитися на користь довіреностей більш тривалого періоду звернення («зелені» довіреності вже давно не є обов’язковими).

У разі, якщо компанія вирішить застосовувати генеральні довіреності, я б рекомендував випускати такі документи в електронному вигляді й публікувати їх на сайті компанії на окремій сторінці. Тоді у всіх договорах необхідно робити посилання на цю вебсторінку як джерело відомостей про повноваження осіб, які підписують документи компанії. Треба мати на увазі одну особливість обігу електронних документів: такий документ не можна скасувати або видалити. Для цього має бути випущений окремий електронний документ, який скасовує початковий документ, підписаний відповідними уповноваженими особами.

Аналогічним чином виправляються помилки в електронних документах, підписаних двома й більше контрагентами: усі контрагенти повинні підписати новий документ про виправлення помилки або анулювання первинного документа. Юристам компанії слід заздалегідь подбати про типові шаблони документа про скасування або анулювання електронних документів.

Якщо компанія ухвалить порядок випуску разових довіреностей, доцільно прив’язувати їх до кожного окремого контракту. У такому випадку можна управляти повноваженнями співробітників на рівні контрактів: контракт закінчився, довіреність співробітників автоматично анулюється.

Ці довіреності не можуть публікуватися на сайті компанії, адже вони містять конфіденційну інформацію (назви контрагентів). Тому вони видаються співробітникам, які повинні пересилати їх представникам контрагентів вручну.

Для посилення фінансового контролю, разові довіреності на один контракт можуть видаватися з обмеженим терміном їхньої дії, на 2–3 місяці. У такому випадку, співробітники повинні будуть періодично звертатися в юридичну або фінансову службу для відновлення довіреностей.

На цьому етапі слід підготувати проєкти довіреностей на підписання електронних цифрових документів, які набуватимуть чинності одномоментно на наступному етапі.

Іноді компанія застосовує підхід, коли контрактні документи (наприклад, накладні й акти з постачальниками) підписуються тільки вузьким колом співробітників фінансового відділу (після перевірки документів на відповідність умовам договору). У такому випадку документи будуть передаватися співробітниками у фінансовий відділ на підпис, а фінансовому відділу досить буде мати генеральну довіреність.

У разі, якщо компанія має печатку (і, як правило, більшість компаній усе ще її мають), електронна печатка зазвичай зберігається у фінансовому відділі (для підписання податкової звітності). Тому саме цей відділ наділяється контрольними функціями за вихідними електронними документами й зобов’язаний зберігати такі документи в певному електронному реєстрі (на мережевому диску), щоби компанія могла в будь-який момент отримати цілісну картину своїх зобов’язань.

У таких випадках у всіх договорах із контрагентами має бути прописано, що електронні документи чинні тільки за умови проставлення електронної печатки.

3. Створіть внутрішню службу управління електронними цифровими підписами співробітників

Після того, як визначені повноваження співробітників на підпис електронних документів, слід організувати порядок використання електронних цифрових підписів (ЕЦП) у компанії та закріпити цей порядок у положенні про ЕЦП в компанії (див. схоже положення для держустанов).

У тому числі необхідно створити внутрішню службу з управління ЕЦП. Функція такої служби може бути надана вже наявному відділу: фінансової, юридичної або кадровій службі. До складу служби повинно входити мінімум два співробітники: основний виконавець та особа, яка його заміщує. Ця служба має забезпечити:

  • отримання уповноваженими співробітниками ЕЦП;

  • відкликання (в деяких випадках — заміну) ЕЦП у разі його втрати, звільнення або переведення працівника на іншу посаду;

  • введення в дію, моніторинг, облік та анулювання виданих генеральних і разових довіреностей (у тому числі розміщення сайті на компанії);

  • навчання співробітників роботі з ЕЦП;

  • інші супутні завдання.

Слід зазначити, що на сьогодні майже в кожній компанії вже є як мінімум три електронних підписи: директора, бухгалтера й печатки. Цими підписами користуються бухгалтера для подання податкової звітності. Водночас ці ЕЦП, як правило, зберігаються в незахищеному вигляді (як звичайні файли в комп’ютері), і пароль від них відомий бухгалтеру, що створює для компанії певні фінансові ризики.

Тому відразу після введення в дію положення про ЕЦП слід вилучити в бухгалтерії підпис директора (шляхом її анулювання та випуску нового підпису для директора за його особистою участю та сприяння цьому процесу) і видати підпис для податкових декларацій іншому співробітнику (заступнику директора з фінансів, фінансовому директору, фінансовому менеджеру або ін.), фактично відповідальному за податкові декларації, з повідомленням податкового органу про такого заступника у відповідному порядку (п. 3 розділу 11 Порядку № 557).

Після перевипуску підпису директора необхідно підписати за допомогою ЕЦП і випустити в обіг підготовлені заздалегідь довіреності для інших співробітників.

ЕЦП співробітники повинні отримувати самостійно (задаючи для підпису свій унікальний пароль) безкоштовно в найближчому до місця своєї роботи податковому органі на основі пакету документів, наданого компанією.

До моменту, поки компанія не вибере відповідні електронні засоби для організації документообігу, краще навчити співробітників користуватися ЕЦП через сайт Центрального засвідчувального органу — як для накладення підпису на електронний документ, так і для перевірки підпису контрагента.

Доцільно використовувати формат накладення підпису, за якого підпис дописується безпосередньо до вихідного файлу, і на виході формат файлу не змінюється (.PDF c накладеним підписом =.P7S). Це зручніше: потрібно зберігати менше файлів. Але треба бути готовим до того, що контрагенти можуть надавати вам файли, підписані іншим чином: у разі, якщо підпис накладається окремо від файлу, система генерує архівний файл .ZIP з доданим підписом.

Така ситуація може виникати, якщо документ буде підписаний контрагентом через один з онлайн-сервісів. І навпаки, контрагент може вимагати від вас надання файлу у форматі. ZIP-архіву для подальшого підпису через онлайн-сервіс. Тому вам потрібно бути готовим до роботи з будь-яким форматом файлу. Наприклад, сервіс «Документ. Онлайн» працює тільки з .P7S, а сервіс «Вчасно» — тільки з .ZIP.

На цьому етапі співробітники вже готові до того, щоби просити контрагентів підписувати документи в електронному вигляді.

Слід також приділити увагу формі, у якій будуть виходити ЕЦП, з огляду на наступне:

Сьогодні майже всі компанії використовують ЕЦП, випущені в незахищеній формі (як комп’ютерний файл), у той час, як із 08.11.2018 року чинне законодавство України наказує використовувати ЕЦП тільки на захищених носіях (так званих «токенах»).

Головні відмінності «токена» від ЕЦП як файлу на флешці або на комп’ютері — «токен»:

1)  це фізичний носій підпису, як і флешка, але

2)  з якого можна дістати сам файл ЕЦП (підпис документів відбувається чіпом всередині «токена»),

3) і він блокується після 7 невдалих спроб ввести пароль до ЕЦП, що виключає можливість злому пароля.

Законодавство передбачає, що ЕЦП, видані раніше 08.11.2018 року, можуть продовжувати використовуватися, проте до закінчення терміну їхнього використання та не більше 2 років після набрання чинності новим законом.

Якщо підходити формально, цей термін сплив 8 листопада 2020 року (П. 5 Розділу VII Закону № 2155–VIII). Починаючи з цієї дати, всі компанії зобов’язані були отримати нові ЕЦП на «токенах», й електронні підписи за допомогою старих ЕЦП можуть бути визнані недійсними.

4. Оновіть чи доповніть положення договорів із покупцями й постачальниками

На наступному етапі юристи компанії повинні пропрацювати, які положення договорів повинні бути оновлені, щоби можна було широко застосовувати ЕЦП для підписання документів із контрагентами. Зокрема, у договорах можуть бути визначені:

  • перелік документів, які можуть бути підписані контрагентами за допомогою ЕЦП (договору, довіреності, заявки, накладні, акти, ТТН тощо)

  • порядок випуску та обміну довіреностями (генеральні довіреності через сайт компанії — для продажів, разові довіреності на контракт — для закупівель)

  • спосіб накладання ЕЦП (.ZIP або .P7S) та інші положення, що випливають із юридичних нюансів застосування ЕЦП (докладніше див. це відео).

Щодо цього слід відзначити один важливий нюанс: якщо сторони вже почали виконувати договір, але ще не підписали його — підписати його «заднім числом» за допомогою ЕЦП неможливо. Аналогічно й будь-який бухгалтерський документ (акт, накладну тощо).

У зв’язку з цим доцільно вказувати в договорах із контрагентами положення, що первинні документи вважаються дійсними після їхнього підписання, але з дати оформлення (зазначеної в шапці документа) незалежно від дати їхнього підписання. А при укладанні договорів — користуватися нормою п. 3 статті 631 Цивільного Кодексу, включаючи в усі договори й додатки до них положення, що такі угоди набирають чинності після підписання, але застосовуються до правовідносин, які виникли з дати їхнього оформлення (зазначеної в шапці документа).

Якщо хочете прискоритися зовсім максимально: введіть фінансові «плюшки» для контрагентів, які переходять із вами на електронний документообіг (знижки для покупців, суворі тендерні умови, прискорені терміни оплати для постачальників і ін.)

5. Організуйте роботу внутрішніх служб з електронними документами (аналогічно роботі з паперовими документами)

Наприклад, юристи або фінансовий відділ повинні почати вести реєстр оригіналів договорів і додатків до них в електронному вигляді, і тепер до якості такого реєстру будуть підвищені вимоги. А бухгалтерія повинна почати збирати електронні документи в папки на сервері в Інтернеті, як якби це були реальні фізичні папки з документами.

Кожен електронний документ повинен бути відповідним чином названий і пронумерований або занесений до відповідного електронного реєстру.

В ідеалі, компанія повинна мати (оновити) положення про зберігання й архівацію всіх видів важливих документів як у паперовій, так і в електронній формі.

Вам знадобиться не більше як місяць, щоби здійснити кроки 1–3, і ще 1–2 місяці, щоби провести аналогічну роботу з основними контрагентами.

Думаю, якщо ви поділитеся цією статтею зі своїми бізнес-партнерами, це значною мірою прискорить ваш прогрес!

Нижче наводимо невеличкі коментарі щодо реалізації подальших етапів «цифровізації».

Етап 2. Впровадження засобів автоматизації документообігу з контрагентами

Слід зазначити, що засоби автоматизації документообігу, які пропонують сьогодні онлайн-сервіси, безумовно, корисні, але вони мають істотний недолік: вони не інтегруються між собою. І поки постачальники таких послуг не домовляться між собою про інтеграцію — треба бути готовим до того, що вам буде необхідно користуватися послугами кількох із них. Список усіх наявних (і законних!) на сьогодні сервісів знаходиться тут.


Це може бути система «M.E.Doc», З огляду на те, що нею на сьогодні користується 90 % компаній для подання податкової звітності (проте з тієї ж причини бухгалтера не поспішають поширити її використання на електронний документообіг — щоби не давати до своєї системи доступ іншим співробітникам).

Доцільно під’єднатися до одного з продуктів на основі єдиної інтегрованої системи «Птах», яка в тому числі інтегрована з «M.E.Doc», а також до системи «Вчасно», яка, ймовірно, є на сьогодні лідером для малого й середнього бізнесу за кількістю її учасників.

Водночас деякі великі компанії використовують «Document.Online», що надає ширші можливості для організації документообігу всередині компанії. У будь-якому випадку ці сервіси зараз швидко розвиваються, і розклад конкурентних переваг може швидко змінюватися. Вибирайте ті системи, які вважає за краще більшість ваших контрагентів.

Ще одне питання, яке особливо піднімають великі компанії: конфіденційність комерційних і особистих даних при зберіганні документів в онлайн-сервісі. Рішення цього підходу залежить від внутрішньої політики кожної компанії, як компанія ставиться до «цифрових» ризиків. У будь-якому випадку в компанії все одно є необхідність збереження всіх своїх документів у внутрішньому архіві.

Я рекомендую робити це відразу ж після оформлення документа, а не так, як пропонують онлайн-сервіси (вони пропонують періодично вивантажувати архів: для податкової перевірки тощо).

Це одночасно закриває питання довгострокового зберігання документів: тому що робота з онлайн-сервісом може бути припинена в будь-який момент, а жоден сервіс не гарантує збереження документів довічно в якості електронної архівної служби. А якщо компанія, як передбачається, буде використовувати кілька онлайн-сервісів одночасно, такий підхід в принципі стає єдино можливим.

Таким чином, щоби закрити питання конфіденційності даних у компанії, доцільно встановити політику, що всі електронні документи підлягають архівації у внутрішньому архіві й повинні вилучатися з онлайн-сервісу відразу після передачі в архів. Єдиним ризиком залишається витік інформації на стороні контрагентів, що, однак, не може контролюватися компанією.

Етап 3. Оптимізація документообігу та спрощення бізнес-процесів

Попрацювавши деякий час з електронними документами як із паперовими, у вас природним чином з’являться ідеї щодо спрощення всіх ваших процесів. Тут немає єдиного рецепта для всіх: бізнес-процеси у всіх різні.

Етап 4. Інтеграція документообігу в ERP

Звичайно, золотою мрією будь-якого фінансиста та просунутого керівника є інтеграція всіх процесів в одну ERP. Як 1С, так і SAP, деякою мірою дозволяють автоматизувати електронний документообіг, але це не завжди можливо й доцільно для всіх видів документів.

Тут основну увагу слід приділити автоматизації ключових бізнес-процесів: продажу товарів і послуг. Якщо буде можливість хоча б відправляти підписані електронні документи (накладні, акти, ТТН тощо) покупцеві відразу з ERP — це, безумовно, буде істотним прогресом для будь-якої компанії.

Що стосується автоматизації закупівель, то тут доцільно якнайшвидше налагодити процес отримання від контрагентів документів не тільки у форматі друкованого документа (.PDF), але й у вигляді електронного файлу (.XLS /.XLSX або .XML). Тут доречно застосувати метод зовнішнього накладення ЕЦП і передачі файлів і підписів у файлі формату .ZIP.

У такому випадку в одному файлі можна передати як .PDF-документ (який потрібен буде для судів і податкової), так і його .XML версію. Отриманий від постачальника електронний файл звіряється з його друкованою копією та використовується для автоматичного завантаження документа в ERP. 

Процес імпорту документа, як і його формат, повинні бути заздалегідь налаштовані у вашому ERP. Використання електронних файлів дозволить також легко формувати похідні (від первинних) бухгалтерські документи.

У результаті всіх вищевказаних процесів залученість бухгалтерії в оформлення та проведення ключових первинних документів має скоротитися всього до кількох хвилин на один документ, що спричинить скорочення персоналу бухгалтерії та, відповідно, витрат на персонал й офісну інфраструктуру. 

ЗАВАНТАЖИТИ СТАТТЮ У PDF


Якщо у Вас є запитання або Вам потрібна консультація з питань податкового декларування, будь ласка, зв’яжіться з нами, ми зможемо Вам допомогти!




ТЕТЯНА ШЕВЦОВА

СЕО
t.shevtsova@capital-plus.com.ua
+38 (050) 310 99 03


КОНСТЯНТИН КРАСНОУХОВ
COO
k.krasnoukhov@capital-plus.com.ua
+38 (050) 462 48 83



вул. Гончарна, 9-А

м. Київ, Україна, 4 071

www.capital-plus.com.ua


Facebook  |  LinkedIn  |  Instagram



Made on
Tilda